Deklarierbar ist die Zeit, die Arbeit oder die Kosten, die Sie als Unternehmen einem Kunden direkt in Rechnung stellen können. Der Begriff ist besonders für Dienstleister relevant, die mit Stundensätzen, Projektrechnungen oder Nachkalkulationen arbeiten. Eine abrechenbare Stunde ist eine Stunde, die Sie für einen bestimmten Kunden aufgewendet haben und die Sie daher in Rechnung stellen können. Nicht abrechenbare Stunden sind z. B. interne Besprechungen, Verwaltung oder Akquisition. Für KMU mit einem SEO-Projekt, einem Webdesign-Projekt oder laufender Marketingunterstützung ist die Unterscheidung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit entscheidend für die Rentabilität.
Wie die abrechenbare Arbeit erfasst und abgerechnet wird
In der Praxis erfasst du abrechnungsfähige Arbeit über ein Zeiterfassungssystem oder ein Projektmanagement-Tool. Du notierst pro Aufgabe, wie viel Zeit du aufgewendet hast, für welchen Kunden und unter welcher Kategorie. Am Ende des Monats oder des Projekts erstellen Sie eine Übersicht über alle abrechnungsfähigen Stunden und multiplizieren diese mit Ihrem Stundensatz. Viele Agenturen wenden je nach Fachgebiet unterschiedliche Sätze an: Ein SEO Experte berechnet beispielsweise einen anderen Satz als ein Junior-Content-Autor. Bei festen Vereinbarungen wie einem Retainer stellst du oft einen festen monatlichen Betrag in Rechnung, führst aber intern weiterhin Buch über die abrechnungsfähigen Stunden, um zu überprüfen, ob die Vereinbarung rentabel ist. Manche Kunden arbeiten mit einer Budgetobergrenze: Sobald die Anzahl der abrechnungsfähigen Stunden eine bestimmte Grenze erreicht, musst du um Erlaubnis bitten, um weiterarbeiten zu dürfen.
Warum die Unterscheidung zwischen deklarationspflichtig und nicht deklarationspflichtig entstanden ist
Der Begriff stammt aus Beratungs- und Anwaltskanzleien, wo die Kunden stundenweise für Fachwissen bezahlen. Dort war es von Anfang an notwendig, genau zu wissen, welche Arbeit man in Rechnung stellen kann und welche Arbeit Gemeinkosten sind. In der Digitalbranche wuchs das Verständnis, als Agenturen von festen Projektpreisen zu transparenten Stundenmodellen übergingen. Diese Umstellung ergab sich aus dem Bedürfnis nach Flexibilität: Websites und Marketingkampagnen ändern sich oft während eines Projekts, und ein Stundenmodell ermöglicht Anpassungen ohne endlose Diskussionen über zusätzliche Arbeit. Für Kunden bietet es einen Einblick in die Verwendung ihres Budgets. Für die Agenturen ist es eine Möglichkeit, die Rentabilität pro Kunde zu messen und zu steuern.
Was abrechenbare Arbeit den Dienstleistern und Kunden bringt
Für eine Agentur oder einen Freiberufler bedeutet ein hoher Prozentsatz an abrechenbaren Kosten, dass man effizient arbeitet: Man verbringt viel Zeit mit bezahlter Arbeit und wenig mit Gemeinkosten. Ein Prozentsatz von 70 bis 80 Prozent ist in gut organisierten Agenturen üblich. Für die Kunden bedeutet eine transparente Abrechnung, dass sie wissen, wohin ihre Investition fließt. Dies ist besonders wertvoll bei komplexen Projekten wie dem Erstellenlassen einer Website mit mehreren Beteiligten und Wiederholungen. Sie sehen genau, wie viele Stunden für Strategie, Design, Entwicklung und Tests aufgewendet wurden. Das beugt Missverständnissen vor und macht es einfacher, eine Folgearbeit realistisch einzuschätzen. Ein häufiger Fehler ist, dass Agenturen versuchen, interne Lernzeiten oder die Entwicklung von Tools als abrechenbare Arbeit zu verkaufen, obwohl diese Kosten in Wirklichkeit Gemeinkosten sind.
