Handelspraktikum

Eine Abschlussphase ist ein definierter Schritt in Ihrem Verkaufsprozess, in dem sich ein Interessent oder Lead befindet. Sie unterteilen den Prozess vom ersten Kontakt bis zum Geschäftsabschluss in Phasen wie 'Orientierung', 'Angebot gesendet', 'Verhandlung' oder 'gewonnen'. Jede Phase hat ihre eigenen Merkmale, Aktionen und eine Einschätzung der Wahrscheinlichkeit, dass das Geschäft zustande kommt. Für KMU mit einem längeren Verkaufszyklus bietet dies Übersicht und Vorhersehbarkeit.

Wie funktionieren die Deal Stages in einem CRM-System?

In einem CRM-System legen Sie die Phasen fest, die zu Ihrem Verkaufszyklus passen. Eine Webdesign-Agentur arbeitet zum Beispiel mit den Phasen "Erstes Gespräch", "Angebot erstellt", "Präsentation geplant", "Grundsatz vereinbart" und "Vertrag unterzeichnet". Jedes Mal, wenn ein potenzieller Kunde einen Schritt weitergeht, wird das Geschäft in die nächste Phase verschoben. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Geschäfte sich in den einzelnen Phasen befinden, wo sie sich aufhalten und wo Sie Prioritäten setzen müssen. Die meisten CRM-Tools zeigen dies in Form einer Kanban-Tafel oder eines Pipeline-Diagramms an, so dass Sie auf einen Blick sehen können, welche Geschäfte Aufmerksamkeit erfordern.

Warum Handelspraktika mehr sind als ein administratives Gimmick

Deal Stages entstand in den 1990er Jahren, als die Vertriebsautomatisierung aufkam und Unternehmen ihren Vertriebsprozess standardisieren wollten. Vielen KMU-Unternehmern kam dies zunächst wie unnötige Verwaltung vor. Die Praxis zeigt nun, dass strukturierte Phasen tatsächlich zu schnelleren Abschlüssen und weniger Verlusten durch vergessene Nachfassaktionen führen. Man sieht sofort, wo jemand stecken bleibt, welche Phase die meisten Abbrüche verursacht und wie viel Umsatz noch in der Pipeline ist. Diese Vorhersehbarkeit hilft bei der Personalplanung, der Cashflow-Prognose und der Festlegung realistischer Ziele. Ohne Phasen bleibt der Vertrieb eine Blackbox, in der man erst im Nachhinein sieht, dass man zu wenig eingebracht hat.

Was Praktika für KMU bringen

Mit klaren Deal Stages wissen Sie genau, wie viele Interessenten sich in welcher Phase befinden und wie lange die durchschnittliche Durchlaufzeit pro Phase ist. Das macht Ihre Umsatzprognose viel zuverlässiger. Sie erkennen auch Muster: Wenn 60 % Ihrer Geschäfte nach dem Angebot stecken bleiben, wissen Sie, dass Ihr Angebotsprozess oder Ihre Preisgestaltung überarbeitet werden muss. Für Teamleiter gibt es Aufschluss darüber, wo Vertriebsmitarbeiter Hilfe benötigen. Und mit API-Integrationen können Sie automatisch Aktionen mit jeder Phase verknüpfen, z. B. das Versenden einer Angebotsvorlage oder die Planung einer Erinnerungs-E-Mail. So verlieren Sie weniger Geschäfte aufgrund menschlicher Vergesslichkeit und behalten Ihr Wachstum im Griff.

Deal Internships sind nicht nur für Vertriebsteams mit zehn Mitarbeitern sinnvoll. Auch wenn Sie mit zwei oder drei Personen arbeiten oder sogar allein verkaufen, helfen Ihnen definierte Phasen dabei, Ihre Nachbereitung zu strukturieren. Nachfolgend lesen Sie, wann und wie Sie Deal Stages in verschiedenen KMU-Situationen einsetzen können.

Pipeline-Übersicht und Umsatzprognose für B2B-Dienstleister

Ein B2B-Dienstleister mit einem sechs- bis 12-wöchigen Verkaufszyklus hat oft 10 bis 20 laufende Anrufe gleichzeitig. Indem Sie jeden potenziellen Kunden in eine Abschlussphase einordnen, sehen Sie sofort, wie viele Angebote ausstehen, wie viele Geschäfte verhandelt werden und wie hoch der voraussichtliche Abschlusstermin ist. Wenn Sie jeder Phase eine durchschnittliche Gewinnrate zuordnen, können Sie leicht Ihren erwarteten Umsatz für das kommende Quartal berechnen. Dies hilft bei der Personalplanung, beim Einkauf oder bei der Einstellung von externen Mitarbeitern. In der Praxis sehen wir, dass Unternehmen auf diese Weise ihre Prognosegenauigkeit von 40 % auf 75 % steigern können, einfach weil sie ihren Prozess besser kennen.

Automatisiertes Follow-up und Aufgabenmanagement

Sobald ein Geschäft in eine neue Phase übergeht, können Sie automatisch eine Aufgabe erstellen oder eine E-Mail senden. Ein Beispiel: Ein Interessent erreicht die Stufe "Angebot gesendet". Ihr CRM plant automatisch eine Follow-up-E-Mail nach drei Arbeitstagen und einen Telefontermin nach einer Woche. So wird verhindert, dass Geschäfte ins Stocken geraten, weil jemand vergessen hat, zurückzurufen. Für KMU ohne eigenes Vertriebsteam ist dies eine enorme Zeitersparnis. Sie erstellen dies mit Tools wie ActiveCampaign, HubSpot oder Pipedrive, oft ohne einen Entwickler. Das Ergebnis: schnellere Bearbeitungszeiten und weniger verpasste Chancen aufgrund schlechter Nachfassaktionen.

Engpassanalyse und Prozessverbesserung

Wenn Sie nach drei Monaten Datenerfassung feststellen, dass 50 % Ihrer Geschäfte in der Phase "Angebot gesendet" stecken bleiben, wissen Sie, wo Sie eingreifen müssen. Vielleicht ist Ihr Angebot unklar, zu teuer oder zu spät. Oder Sie führen nicht genügend Folgeanrufe durch. Indem Sie die Konversionsrate und die Vorlaufzeit pro Phase messen, erfahren Sie, welcher Schritt in Ihrem Verkaufsprozess am schwächsten ist. So erhalten Sie konkrete Anhaltspunkte für Verbesserungen, anstatt das vage Gefühl zu haben, dass der Verkauf nicht gut läuft". Bei KMU-Kunden stellen wir häufig fest, dass eine Prozessanpassung in der schwächsten Phase den Gesamtumsatz um 15 bis 20 Prozentpunkte verbessert.

Wann sind Deal-Praktika die richtige Wahl und wann nicht

Deal Internships eignen sich gut, wenn Ihr Verkaufszyklus länger als eine Woche dauert und aus mehreren Kontaktmomenten besteht. Denken Sie an Beratungsprojekte, kundenspezifische Software, Webdesigner oder Unternehmensdienstleistungen. Sie sind weniger nützlich für Impulskäufe, Webshops mit direkter Kaufabwicklung oder einmalige Transaktionen ohne Follow-up. Selbst wenn Sie weniger als fünf Geschäfte im Monat haben, ist der Verwaltungsaufwand oft größer als der Ertrag. In diesem Fall sollten Sie es sich mit einer Aufgabenliste einfach machen. Sobald Sie strukturell zehn oder mehr laufende Gespräche haben, zahlt sich die Investition in ein CRM mit strukturierten Phasen durch Übersicht und Umsatz aus.